Sebenarnya topik ini cukup banyak dibahas di Internet, namun siapa tahu teman-teman masih membutuhkannya, itung-itung ini versi Bahasa Indonesia-nya.
Yang harus kita lakukan pertama-tama adalah seting data dulu di Excel dengan ketentuan bahwa seluruh data yang akan di-merge ke Microsoft Word harus berada dalam satu worksheet yang sama. Baris pertama data kita di Excel harus berisikan nama kolom (label) dari tiap data yang diwakilinya. Berikut adalah Worksheet yang memuat data yang akan di-merge.
Perhatikan bahwa di kolom fotoMerge kita hanya menuliskan alamat serta nama lengkap dari foto yang akan kita gunakan dan bukan fisik fotonya. Juga kita menggunakan double-backslash dan bukan backslash seperti biasanya untuk menggambarkan alamat dari foto kita. Untuk memudahkan kita dalam bekerja, pastikan foto yang digunakan berukuran sama dan jika memungkinkan berada dalam folder yang sama.
Perhatikan bahwa di kolom fotoMerge kita hanya menuliskan alamat serta nama lengkap dari foto yang akan kita gunakan dan bukan fisik fotonya. Juga kita menggunakan double-backslash dan bukan backslash seperti biasanya untuk menggambarkan alamat dari foto kita. Untuk memudahkan kita dalam bekerja, pastikan foto yang digunakan berukuran sama dan jika memungkinkan berada dalam folder yang sama.
Saya mengasumsikan bahwa Anda telah paham cara menggunakan fasilitas Mailings (mail-merge) di Word, oleh karenanya kita langsung ke cara meng-embed picture.
Sebelum melakukan Inserting Merge Field untuk field fotoMerge, pastikan file Word yang kita gunakan telah disimpan dalam format Word 97-2003 dengan ekstensi *.doc. Kenapa? Karena teknik yang akan kita bahas ini tidak akan bekerja pada dokumen berekstensi *.docx (tanya microsoft kenapa?). Setelah itu tempatkan satu sample picture di lokasi yang kita inginkan. Caranya? Tekan Insert-Picturepada menu Word, namun jangan buru-buru menekan tombol “INSERT”, perhatikan gambar berikut:
Yang harus Anda tekan adalah tombol “Link to File” seperti tampak pada gambar dan secara otomatis Excel akan menampilkan isi gambar tersebut, lalu tekan tombol ALT+F9 untuk membuka layar field-codes dan Excel akan menampilkan kode seperti berikut:
{ INCLUDE PICTURE “{ ../../contohgambar.jpg }” \*MERGEFORMAT \d }
Yang harus Anda tekan adalah tombol “Link to File” seperti tampak pada gambar dan secara otomatis Excel akan menampilkan isi gambar tersebut, lalu tekan tombol ALT+F9 untuk membuka layar field-codes dan Excel akan menampilkan kode seperti berikut:
{ INCLUDE PICTURE “{ ../../contohgambar.jpg }” \*MERGEFORMAT \d }
Yang perlu Anda ganti dengan Field fotoMerge adalah bagian yang saya cetak tebal di atas, sehingga hasilnya akan menjadi seperti ini:
{ INCLUDE PICTURE “{ MERGEFIELD fotoMerge }” \*MERGEFORMAT \d }
{ INCLUDE PICTURE “{ MERGEFIELD fotoMerge }” \*MERGEFORMAT \d }
Setelah selesai, tekan tombol ALT+F9 kembali untuk menutup layar field-codes ini.
Perlu rekan-rekan ingat, bahwa Word tidak akan secara otomatis menampilkan hasil embedding pictures ini, oleh karena dilarang keras melakukan merge langsung ke printer atau email karena hasilnya pasti gak benar hehehe. Oleh karenanya, teman-teman harus menggunakan menu Finish&Merge-Edit Individual Documents….
Perlu rekan-rekan ingat, bahwa Word tidak akan secara otomatis menampilkan hasil embedding pictures ini, oleh karena dilarang keras melakukan merge langsung ke printer atau email karena hasilnya pasti gak benar hehehe. Oleh karenanya, teman-teman harus menggunakan menu Finish&Merge-Edit Individual Documents….
Jangan galau kalau di setiap halaman hasil merge tampilan gambarnya sama (makanya jangan langsung dicetak atau diemail). Untuk mengatasi hal ini, tekan CTRL+A (select all) dan dilanjutkan dengan menekan tombol F9, jika tidak ada masalah maka dokumen Anda siap untuk disimpan, dicetak atau diemail.
gunanya mail merge sendiri apa ya min??
ReplyDeletepower supply hp